写商务邮件的技巧

世界是通过互联网连接的，现代大多数商业活动都是通过电子邮件进行的。电子邮件不仅方便，而且对个人和企业来说也是一种书面证明。以下是专业人士应该采用的几种方法来撰写完整而系统的商务电子邮件。

• 书面交流是“印刷出来的人的性格”。
  • 在专业环境中，世界各地的人都是通过电子邮件和互联网联系的，电子邮件或书面交流反映了一个人的个性。因此，一封好的电子邮件总是能反映出一个人最好的知识和个性的一面

• 标题应该是“报纸标题”
  • 对于商务邮件来说，标题是最重要的，因为它应该向读者清楚地强调电子邮件所包含的内容。主题应该是真实的，吸引人的，应该促使读者打开并注意到它。

• 电子邮件应该写成“倒金字塔”
  • 最重要的内容应该写在电子邮件的顶部，即主题和第一行具有最高优先级，然后是内容等。邮件中最重要的内容应该写在顶部

• 商务信件或电子邮件应该简短明了，并以重点突出
  • 商务信函/电子邮件的内容应该简明扼要。项目符号是突出电子邮件内容的最佳方式。如果需要，可以详细说明要点。

• 内容还应表现出积极的意图，如赞赏、承诺解决问题、道歉(如果需要)等
  • 每封电子邮件都应该针对发件人进行个性化设置。如果是群发邮件，那么它的地址也应该像个人/团队一样。商务邮件的内容应该是乐观的，即使是宣布失败的消息等，也应该以一种微妙、间接的方式来做，不应该责怪任何人

• 签约的细节
  • 电子邮件的作者应该总是提到与最终用户个人联系的名称，联系方式等。否则，有时个人很难进行对话，他们甚至只依赖于电子邮件来讨论关键问题。

• 选择“合适的收件人”
  • 在阅读所有邮件后，选择正确的人是最重要的。“收件人”、“抄送”和“密送”字段应谨慎使用。此外，在专业公司，应该尽量避免使用密件