电子政务共享服务

目前的经济形势需要有机会提高服务提供的效率。控制和维持成本已成为公共管理的首要问题。重点不仅在于电子政务的创新，还在于提高政府运作的成本效益服务器和数据中心(SDC:州数据中心）.预算和专业知识是有限的，是时候停止重复努力了，特别是在市政一级，以获得计划的好处。一个单窗口传递机制面向所有服务是所有策略的基本目标，是一种随时随地的服务模型。

本文的目的是解释共享服务在组织中的阶梯式实施，并从理论上解释这种实施的好处。

理论背景

ICT资源共享起源于计算机科学(DNS、代理、时间服务、分布式文件系统、共享数据库的共享)。在过去的十年里，这个想法转移到了人力资源、工资和会计等服务的整合，变成了共享服务。由中央组织生成并在同一水平级别上在本地组织之间共享的服务。

服务共享为小型政府机构带来了新的机会

• 外包非核心活动，
• 评估其ICT基础设施的有效和能力
• 获取和使用目前无法获得的ICT资源。

共享服务执行流程:

路线图

组织框架

识别

在这个阶段，理事会是唯一的演员。在这里，所有的建议都是主动提出和赞赏的。这些建议可以来自顾问委员会、管理人员、员工等组成的联盟。这些关于共享服务的建议由理事会接收并优先排序。在这里，我们还可以有一个专门的面板来识别区域。(与ITES相关的区域将被记录下来)。组织中SSC(共享服务中心)的候选领域是财务、人力资源、供应链、客户和IT。

评估

评估的目的是在批准之前促进对提议的共享服务进行一致和完整的评估。通过仔细分析主题(下文将介绍)，可以成功地实现拟议的共享服务并产生预期的结果。

策略方向及愿景:拟议的共享服务应符合公司的愿景。在这里，研究了SSC的目的和支持。

共享服务范围的标识而且现状分析:以当前正在执行的类似服务的描述开始。然后讨论了当前形势下需要解决的问题或获得的机会，最后是范围运营模式

部署的广度和成本:讨论了两个因素:技术和成本。技术考虑包括拟议的技术和重新设计的需求、灾难恢复和业务连续性的要求，以及提供商将影响消费者机构的任何维护窗口。成本分析包括:成本模型，定价模型，资金来源和最重要的总投资回报。

组织和员工影响及变革管理策略：变更管理策略包括描述变更以及如何成功地管理变更(组织的、个人的、技术的、财务的、过程的，等等)，描述变更控制过程和要处理的变更。对组织和员工的影响包括:当前工作结构的变化、跨文化问题、对SSC劳动力的支持(培训、工作充实等)、所需技能和其他SSC相关分类。

业务情况:这里进行了成本效益分析。步骤包括分析目标节省、服务质量影响和改进、提供的商业机会、对消费者和服务提供商的激励以及描述消费者和提供商将如何实现这些好处。

风险

实现路线图:完成过渡方法、团队、成本、技术、设施、其他资源、时间表、风险/缓解和障碍以及要克服的计划的简要说明。

设计

在设计阶段，组织详细地定义新的共享服务操作的组件。共享服务操作模型应该保持工作的核心，为设计团队概述目标和战略目标。开发的交付包含以下内容:业务流程设计，组织重新设计，新SSC的功能特征，资源需求和使能技术的设计，制定劳动力招聘/招聘/过渡计划，制定培训计划和管理发展计划，设计设施，设计服务管理方法细节。政府程序再造e-Gov项目的关键要素之一，这包括重点转换而不是翻译，通过与部门密切合作，遵循变革管理的最佳实践来实现。这里的主要工作将由具有相关专业知识的独立团队完成，但必须将所有可交付成果紧密结合起来。这是为了保持整体设计并满足新组织的战略目标。内部能力建设是这一步的关键部分。它包括:

在政府管治计划下，透过CeG为部门提供电子管治顾问支援

• 过程研究(按理说)
• 差距分析
• 功能需求说明
• 项目详细报告
• 准备招标书
• 投标过程管理

持续培训/研讨会/会议

构建和部署

构建和部署阶段使共享服务计划超越理论，从而使共享服务中心的组织、流程和技术具有物理形式。此阶段的交付成果将共享服务愿景带入生活，创建在设计阶段概述和批准的流程、系统和设施。组织准备共享服务中心和操作单元来接收新的流程和系统。此阶段的最终交付成果是成功过渡的共享服务操作和工作人员。

构建阶段由以下步骤组成:制定服务管理流程，管理预算和进度，绩效支持和培训材料，建立设施，招募员工，创建服务水平协议，定义kpi，沟通计划，建立组织并实施部署计划。

部署阶段由以下步骤组成:执行部署计划，进行培训和工作跟踪，测试共享服务中心:试点> Group1 > group2，执行人员过渡计划。

未来的操作:

部署完成后，可根据核心业务和语言形成区域中心。战略和战术3^{理查德·道金斯}党业务伙伴应作出。为了提高新成立的SSC的绩效，专门的转型团队，有效的绩效管理体系和良好的(3)^{理查德·道金斯}培训和指导应该到位。除此之外，还有一件好事治理系统非常重要。糟糕治理的问题可能是

• 风险评估不足，导致风险框架薄弱，
• 缺乏管理所有权和参与
• 变更控制程序未被执行导致成本增加、风险增加、业务中断
• 问题升级和争端解决的程序薄弱

同样的解决方案

• 进行当前状态风险评估
• 测试一个关键控件示例
• 审查治理过程、角色和职责
• 测试变更控制和问题解决的程序
• 全球治理委员会:多个^{理查德·道金斯}党关系，奉献3^{理查德·道金斯}客户关系经理，标准绩效管理(sla)，全球定价策略和合同。
• 根据预算进行审核和进展
• 审核和调整员工支持
• 最后，添加升级路径

好处:

关键成功因素

要确保南南合作取得成功，必须具备以下因素:

• 治理结构应该被正式采用并实施
• 共享服务管理委员会已经形成，它是:
• 审查和批准企业公用事业共享服务的推荐策略和优先级
• 对企业效用共享服务评估、业务用例和采用率做出业务决策
• 促进国家层面对实现共享服务的承诺
• 消除障碍，为提供者和消费者提供支持
• 有经验和专业的领导能力。其他管理层的选择应在实现目标利益和促进成功过渡方面有效。
• 必须提供项目管理支持，以指导成功实施。
• 启动资金可在每个共享服务评估中获得批准。这使提供者能够进行开发，并为使用者过渡到新服务。
• 建设新文化
• 平衡业务流程重新设计和角色和技术的重新塑造

就共享服务模式的持续运营而言，有四个关键的成功因素:

• 监测和管理成本;
• 责任问题;
• 使用服务水平协议;而且
• 绩效问责。

市民服务模式:

• 推行模式-政府与私营机构合作模式(PPP)
• 业务模式引导(建立自己的运营和转移)

-基于交易费用的模型

• 基于服务类别
• 基于板块(交易量)
• 按使用模式付费

共享服务效果

• 政府部门和私营公司在同一屋檐下提供多项服务(一站式服务)
• 提高服务提供机制的透明度、效率和问责性
• 提供更贴近市民家庭的服务
• 透过多个e-道提供服务
• 帮助部门专注于其核心职能

活生生的例子和效果可以从班加罗尔。(2005年启动)。

好处国家数据中心由共享服务模式:

• 物理安全
• 24x7监控服务器
• SDC支持团队的支持
• 数据安全-防火墙，入侵防御，反病毒
• 无硬件和软件的采购和维护成本，为部门
• 供应商支持，确保更快地解决问题
• 高可用性-服务器，存储，网络
• 数据融合
• 部门数据集中
• 是否可以作为容灾站点使用

本文由印多尔IIM的Saket Kumar Gupta撰写。